KSeF - Krajowy System e-Faktur
Od 1 kwietnia 2026 roku faktury dla wszystkich użytkowników biznesowych będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej (formatXML) i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Jeżeli jesteś użytkownikiem biznesowym, to zmieni się format faktur, jak i sposób ich odbioru - od tego momentu faktury będą dostępne bezpośrednio w systemie KSeF.
Jeśli jesteś użytkownikiem indywidualnym i nie prowadzisz działalności gospodarczej, wprowadzenie systemu KSeF nie wpłynie na sposób otrzymywania faktur VAT— nic się dla Ciebie nie zmieni. Faktura VAT nadal będzie udostępniana na Twoim Internetowym Koncie Abonenta (IKA) - Konto Vikinga.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa, centralna platforma, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur tzw. ustrukturyzowanych. W 2026 roku system stanie się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich podmiotów wystawiających i odbierających faktury.
Każdy podmiot gospodarczy będzie zobowiązany do wystawiania i odbierania faktury za pośrednictwem KSeF.
KSeF zapewnia jednolity standard faktur elektronicznych w całym kraju i automatyzuje wymianę dokumentów między firmami. Dzięki temu systemowi:
- masz stały dostęp do faktur wystawionych w KSeF do 10 lat wstecz,
- nie musisz przechowywać ich samodzielnie ani drukować,
- eliminujesz ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentów.
Więcej informacji na temat KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.
Faktury z systemu KSeF będą różnić się od tych, które dotychczas wystawialiśmy. Zamiast pliku PDF będzie to tzw. faktura ustrukturyzowana w formie cyfrowego kodu (format XML) lub pdf.
Aby ułatwić Ci adaptację do nowych rozwiązań, będziemy udostępniać wizualizacje faktur wystawionych w KSeF na Internetowym Koncie Abonenta (IKA) - Konto Vikinga.
Na wizualizacji znajdziesz:
- Id_KSeF – numer faktury nadany przez system KSeF (o ile będzie dostępny w momencie wysyłki wizualizacji)
- kod QR – umożliwi Ci dostęp do faktury w KSeF i weryfikację jej autentyczności.
Pamiętaj! Wizualizacja faktury nie jest oryginałem faktury VAT w rozumieniu przepisów podatkowych. Wizualizacja ma charakter pomocniczy.
Oficjalny dokument będzie dostępny wyłącznie w systemie KSeF i musisz ją samodzielnie pobrać z KSeF.
Bez zmian pozostaje sposób przekazywania szczegółów faktury— niezależnie od tego, czy jesteś użytkownikiem biznesowym, czy indywidualnym.
Dokument nadal będzie udostępniany na Internetowym Koncie Abonenta (IKA) – Koncie Vikinga.
Dane firmowe przypisane do numeru NIP są automatycznie pobierane z bazy GUS. Pamiętaj, że po wystawieniu faktury w systemie KSeF nie będzie możliwości jej edycji.
Pamiętaj, że po wystawieniu faktury w systemie KSeF nie ma możliwości jej edycji. Wszelkie zmiany będą możliwe wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej.
Jeżeli jesteś użytkownikiem biznesowym, ale z jakiegoś powodu na dotychczasowych fakturach nie ma Twojego numeru NIP, skontaktuj się z nami niezwłocznie.
Jeżeli numer NIP będzie niepoprawny, faktura nie zostanie skutecznie dostarczona za pośrednictwem KSeF.
Oprócz obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych i ich wysyłki do KSeF dla użytkowników biznesowych, nadal będziemy udostępniać wizualizację faktury na Internetowym Koncie Abonenta (IKA) - Koncie Vikinga.
Od 1 kwietnia 2026 roku odbieranie faktur od Mobile Vikings za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe dla wszystkich firm – w tym spółek oraz osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – niezależnie od wysokości osiąganych obrotów.
Wprowadzenie systemu KSeF oznacza, że od 1 kwietnia 2026 r. nie będziemy już wystawiać ani przesyłać duplikatów faktur.
Faktury będą zawsze dostępne w systemie KSeF (przez 10 lat). W każdej chwili możesz pobrać wizualizację faktury po zalogowaniu się do swojego Internetowego Konta Abonenta (IKA) - Konta Vikinga.
Ważną zmianą jest likwidacja not korygujących. Oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 roku nie będzie możliwości poprawiania drobnych błędów na fakturze za pomocą noty korygującej, takich jak np. błąd w nazwie firmy czy adresie.
Jeśli zauważysz nieprawidłowości, skontaktuj się z nami i przekaż poprawne dane, a my – po weryfikacji zasadności zgłoszenia – wystawimy fakturę korygującą.
Często zadawane pytania
Oryginał faktury VAT jest dostępny wyłącznie w systemie KSeF.
Po wystawieniu i przyjęciu faktury w KSeF udostępnimy jej wizualizację na Internetowym Koncie Abonenta (IKA) – Koncie Vikinga.
Na wizualizacji znajduje się kod QR, który umożliwia szybkie odnalezienie i pobranie faktury bezpośrednio z systemu KSeF.
Faktura w systemie KSeF jest wystawiana na podstawie poprawnego numeru NIP firmy. Jeśli numer NIP jest niepoprawny, faktura nie pojawi się w systemie na Twoim koncie.
Jeśli numer NIP jest poprawny, a faktury nadal nie ma w KSeF, może to oznaczać, że dokument jest jeszcze w trakcie przetwarzania lub występują czasowe opóźnienia po stronie systemu KSeF.
Nie, system KSeF nie wysyła automatycznych powiadomień o wystawieniu faktury, dlatego musisz sprawdzać to samodzielnie.
Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon). Po zalogowaniu możesz w nich sprawdzić wszystkie wystawione faktury.
Porównaj fakturę odebraną z KSeF z wizualizacją, która jest udostępniona na Internetowym Koncie Abonenta (IKA) - Koncie Vikinga.
Na wizualizacji jest umieszczony kod QR, który potwierdza, że faktura została zarejestrowana w systemie KSeF. Po wprowadzeniu dodatkowych danych umożliwia on również pobranie faktury bezpośrednio z systemu.
System KSeF umożliwia zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których masz podejrzenie oszustwa.
Nie. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie ma możliwości jej edycji ani wprowadzania zmian.
Jeśli zauważysz nieprawidłowości, skontaktuj się z nami i przekaż poprawne dane, a my – po weryfikacji zasadności zgłoszenia – wystawimy fakturę korygującą.
Jak będzie wyglądała Twoja faktura
Wysyłamy wizualizację faktury ustrukturyzowanej (faktura KSeF).
- Wizualizacja
Od Mobile Vikings dostaniesz wizualizację faktury. Oryginał faktury należy pobrać bezpośrednio z KSeF.
Wizualizacja ma charakter wyłącznie informacyjny i służy do weryfikacji danych.
- Zmiana dla Jednostek Samorządu Terytorialnego oraz Grup VAT.
Pod danymi adresowymi znajdziesz również numer NIP Odbiorcy (podmiotu trzeciego).
- Kod QR
Na wizualizacji znajduje się unikalny kod QR zawierający numer faktury w KSeF.
Kod QR potwierdza, że faktura została poprawnie wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF.
W przypadku tymczasowej awarii lub niedostępności systemu KSeF, faktura może zostać wystawiona w trybie OFFLINE24. Na takiej fakturze znajdziesz dwa kody QR.
Fakturę prześlemy do systemu KSeF w możliwie najkrótszym terminie — niezwłocznie po ustaniu przyczyny awarii lub niedostępności po stronie KSeF.
- Faktura VAT
Na pierwszej stronie dokumentu znajdziesz informację o fakturze VAT, nie o wizualizacji faktury.
- Dwa kody QR
Na dokumencie będą widoczne dwa kody QR:
- jeden z oznaczeniem "OFFLINE"
- drugi z oznaczeniem "CERTYFIKAT".
W przypadku długotrwałej awarii systemu KSeF wystawimy fakturę bez kodów QR. Taki dokument będzie wyglądał tak samo, jak faktury wystawiane przed wdrożeniem KSeF.
